Datenschutzerklärung

Datenschutzordnung nach DS-GVO

Harmonika-Club 1933 Mannheim-Feudenheim

Der Harmonika-Club 1933 Mannheim-Feudenheim ist ein nicht-eingetragener, gemeinnütziger Verein mit Sitz in Mannheim-Feudenheim. Vereinszweck ist die Pflege der Akkordeonmusik. Als unsere Aufgabe sehen wir die Verbreitung überkommener und zeitgenössischer Spielliteratur als Beitrag zum kulturellen Leben sowie die Betreuung und Förderung der Jugend.

Den Schutz der Daten unserer Mitglieder und Besucher nehmen wir sehr ernst. Daher begrenzen wir die Menge der erhobenen Daten sowie die Personen, die die Daten verarbeiten auf ein Mindestmaß, das für den reibungslosen Ablauf im Verein und die Erfüllung seiner Aufgaben bzw. für den Betrieb seiner Website (www.hcf-feudenheim.de) notwendig ist.

Verantwortlich für die Datenerfassung der Mitglieder und der Besucher der Website ist der Vorstand (Kontakt: vorstand@hcf-feudenheim.de).

Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten

Art der personenbezogenen Daten, Umfang und Art der Datenverarbeitung hängen davon ab, ob Sie Mitglied, Vorsitzender eines befreundeten Vereins oder einer befreundeten Organisation oder Besucher der Website sind.

Websitebesucher: bei Besuch der Website www.hcf-feudenheim.de werden vom HCF Feudenheim bzw. vom Webhoster (Webhoster de AG, Zum Haunert 22, 59519 Möhnesee, 02924-879560) automatisch technische Daten (IP-Adresse, Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit des Seitenaufrufs) erhoben und als „Server Logfiles“ gespeichert. Rechtsgrundlage ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO unser berechtigtes Interesse und das des Webhosters. Die Speicherung erfolgt aus Sicherheitsgründen, um beispielsweise Fälle von Missbrauch aufdecken zu können. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die erhobenen Daten werden nach den gesetzlichen Vorgaben automatisch gelöscht. Müssen Daten zu Beweiszwecken vorübergehend aufbewahrt werden, so werden sie nach Klärung des Vorfalls gelöscht.

Vorsitzende befreundeter Vereine: die Vorsitzenden befreundeter und ortsansässiger Vereine und Organisationen erhalten 1-2x jährlich per E-Mail eine Einladung zu unserem Konzert. Die Kontaktdaten hierzu entnehmen wir den jeweiligen Vereinswebseiten und aktualisieren diese jährlich. Möchten Sie als Vereinsvorstand diese Einladungen nicht erhalten, widersprechen Sie bitte der Verarbeitung Ihrer Daten per E-Mail an vorstand@hcf-feudenheim.de.

Mitglieder: Mitgliederdaten werden erhoben, indem Sie sie uns mitteilen. Dies geschieht hauptsächlich mit Ausfüllen des Beitrittsantrags oder durch spätere Mitteilung Ihrerseits. Auf anderem Weg werden keine personenbezogenen Daten (Ausnahme: Fotos) von Ihnen erhoben und verarbeitet. Die erhobenen Daten sind:

• Name und ggf. Name des Erziehungsberechtigten ¹
• Geburtsdatum²
• Postanschrift ¹
• Telefonnummer (ggf. der/des Erziehungsberechtigten)²
• E-Mailadresse (ggf. der/des Erziehungsberechtigten)²
• Bankdaten (ggf. der/des Erziehungsberechtigten)¹
• Eintrittsdatum²
• Beitragshöhe / Abbuchungszyklus¹
• Art der Mitgliedschaft (aktiv/passiv)¹
• Ggf. Abteilung (in welchem Orchester Sie spielen)¹
• Funktion im Verein²
• Ggf. zuständiger Ausbilder¹
• Fotos³

¹ Diese Daten sind nach Art.6 Abs.1 lit. B) DSGVO für die Begründung und Durchführung des zwischen dem Mitglied und dem Verein zustande gekommenen Schuldverhältnis erforderlich und bedürfen daher keiner ausdrücklichen Genehmigung des Betroffenen (Mitglieds). Sie betreffen zumeist die Mitgliederverwaltung sowie den Beitragseinzug.

² Diese Daten sind für die Durchführung des Schuldverhältnisses nicht zwingend erforderlich. Gemäß Art.6 Abs.1 lit. f) DS-GVO hat der Verein jedoch ein berechtigtes Interesse an ihrer Verarbeitung. Sie werden zum Zwecke der Mitgliederpflege (z.B. Einladungen zu Vereinsveranstaltungen, Geburtstagsgrüße, Vereinszeitschrift, Jubiläen) und zur Erfüllung des Vereinszwecks (z.B. Absprachen zu Unterricht und Proben) verarbeitet.

³ Fotos, auf denen Mitglieder zu erkennen sind, werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung der jeweiligen Person gespeichert und veröffentlicht. Der Verein hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung und Veröffentlichung von Bildern zum Zwecke der Werbung neuer Mitglieder und Ansprache potentieller Konzertbesucher, um auch langfristig dem Vereinszweck nachkommen zu können. Dabei achten wir darauf, dass Mitglieder auf den veröffentlichten Bildern nicht in unangemessener, kompromittierender oder unangenehmer Art und Weise zu sehen sind. Fotos werden auf der Vereinshomepage und in der Vereinszeitschrift „Zwischentöne“ veröffentlicht. Gelegentlich werden auch Fotos (z.B. von Konzerten) an die örtliche Presse gesendet. Auf unserer Facebookseite „https://www.facebook.com/harmonikaclub.mannheimfeudenheim“ werden weder Fotos, auf denen einzelne Personen erkennbar sind noch vollständige Namen veröffentlicht.

Daten, die auf der Internetseite veröffentlicht werden:

• Bilder, Namen und Kontaktdaten von Funktionsträgern, Ausbildern und Dirigenten²
• Bilder der Spieler (Gruppenbilder der Orchester) ³
• Bilder von Mitgliedern (bei Ausflügen, Konzerten, Vereinsfesten etc.) ³

Weitergabe an Dritte

Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten und geben sie nur in folgenden Fällen an Dritte weiter:

• Beitragseinzug: Der Beitragseinzug erfolgt über das Bankingsystem ProfiCash der VR-Bank.
• Jubiläum: aktive Mitglieder und Funktionsträger werden in regelmäßigen Abständen vom Dachverband „Deutscher Harmonika Verband e.V.“ für ihre Mitgliedschaft/Ihr Ehrenamt geehrt. Hierfür wird eine Liste der jeweils zu ehrenden Mitglieder mit Namen und Dauer der Mitgliedschaft / des Ehrenamts an den Bezirksvorsitzenden des Bezirks Rhein-Neckar Odenwald gesendet. Diese Liste wird gelöscht, sobald die Ehrung vollzogen ist.
• Ausbilder / Orchesterleiter: bei Aufnahme einer/s neuen Schülers/in in den Verein, werden dem jeweiligen (freiberuflichen) Ausbilder / Orchesterleiter die Kontaktdaten (ggf. der/s Erziehungsberechtigten) übermittelt, um so Absprachen zu Unterrichts-/ Probezeiten etc. treffen zu können. Der/die Ausbilder/in / Orchesterleiter/in verpflichtet sich, die Daten nicht weiterzugeben und sie zu löschen sobald das Ausbildungsverhältnis / die Mitgliedschaft im Orchester beendet wird.
• Funktionsträger: die verschiedenen Funktionsträger (z.B.Kassenführung, Jugendleiter, Geburtstagstante,…) erhalten jeweils nur die Daten, die zur Ausführung ihrer Funktion erforderlich sind. Die Daten werden ausschließlich zur Verfolgung des Vereinszwecks genutzt.
• Presse: zur Werbung für Konzerte und Vereinsaktivitäten werden Informationen an die örtliche Presse gegeben. Diese können Namen sowie Fotos von Mitgliedern enthalten. Bei Fotos wird jedoch zunächst das Einverständnis der Mitglieder zur Veröffentlichung eingeholt.

Rechte der Betroffenen

Recht auf Auskunft:

Nach Art. 15 Abs.1 DS-GVO hat jede betroffene Person das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten zu ihrer Person verarbeitet werden, wie diese Daten erhoben wurden, um welche Kategorien personenbezogener Daten es sich handelt, zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden, wer möglicher Empfänger der Daten ist und wie lange die Daten gespeichert werden.

Die Auskunftserteilung kann schriftlich, elektronisch oder auf Wunsch der betroffenen Person mündlich erfolgen. In der Regel wird der gleiche Kommunikationsweg gewählt wie bei Stellung des Auskunftsantrags. Auskünfte werden unverzüglich, spätestens im Laufe eines Monats unentgeltlich erteilt.

Recht auf Widerspruch:

Gemäß Art. 21 DS-GVO haben Betroffene jederzeit das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner Daten, sofern diese nicht zur Durchführung des Vertrags notwendig ist.

Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung

Wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten stets korrekt und aktuell zu halten. Daher bitten wir unsere Mitglieder, uns im Falle einer Änderung (z.B. Umzug) schnellstmöglich zu informieren.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn

• keine Verarbeitung zur Zweckerreichung mehr notwendig ist (bei Austritt, ggf. nach Ablauf rechtlicher Fristen)
• die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft und keine sonstige rechtliche Grundlage für die Verarbeitung der Daten besteht
• personenbezogene Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
• die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach EU-Recht oder deutschem Recht erforderlich ist.

Sollte eine Löschung nicht möglich sein, da die Daten für zulässige gesetzliche Zwecke benötigt werden, werden diese gesperrt und für andere Zwecke nicht mehr verarbeitet.

Fotos von Personengruppen auf der Website sind auch weiterhin zur Zweckerreichung des Vereins notwendig, wenn einzelne Personen, die gezeigt werden aus dem Verein ausgetreten sind und werden daher mit deren Austritt nicht automatisch gelöscht. Widerruft ein (ehemaliges) Mitglied seine Zustimmung zur Veröffentlichung seiner Bilder, wird es auf den Bildern entsprechend unkenntlich gemacht. Sollten Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogene Daten einlegen wollen oder eine Auskunft, Löschung, Sperrung oder Korrektur wünschen, wenden Sie sich bitte an vorstand@hcf-feudenheim.de.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde : Sollten Sie von einer unrechtmäßigen Verwendung Ihrer Daten ausgehen, haben Sie das Recht Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.